Ta kontrollen över er information - Implementera MDM- & CMS-strategi för hela företaget

Ett välorganiserat lager vet de flesta vikten av. Men många företag glömmer bort att även organisera sin masterdata. I en tid då organisationer hanterar stora mängder data är det viktigt att alla delar av organisationen har samma uppdaterade information. Men hur löser vi det? I den här artikeln berättar vi hur och varför du bör strukturera din data. Genom att implementera en MDM- och CMS-strategi för hela organisationen kan ni minska risker, skapa en bättre arbetsmiljö, ta kontroll över er egen data och synka ert arbete ännu bättre.

Att organisera och hantera sin masterdata kommer att bli allt mer betydelsefullt. Att ha en MDM- och CMS-strategi för verksamheten leder till smidigare kommunikation, vilket genererar större intäkter på en konkurrensutsatt marknad. Vi har pratat med Johan Lindgren, systemarkitekt på C.A.G Ateles, som berättar mer om hur en MDM-strategi och headless CMS kan hjälpa er att få ordning och reda även utanför lagret. 

Men först och främst - vad är MDM?

MDM står för Master Data Management. Masterdata är data som delas inom hela organisationen och samma information finns ofta i organisationens olika delar. En MDM-strategi behövs för att strukturerat kunna hantera er masterdata. Detta görs exempelvis genom att organisera data och ta fram gemensamma begrepp.

Att hantera masterdata på ett effektivt sätt bidrar till:

• Effektivisering

• Tydlig kommunikation

• Snabbare time to market

• Minskade silos i organisation

• Säkerställande av t.ex. brand identity

Många tar för stora risker

De flesta organisationer jobbar redan med någon typ av masterdata-hantering. Men verktygen och processerna är ofta bristfälliga och Excel har fått en alldeles för stor roll på många företag. Tyvärr är det vanligt med ett betydligt större risktagande inom detta område jämfört med andra. Till exempel kanske stora filer skickas mellan personer, någon råkar radera rader och därmed tappa bort 20% av sortimentet. Eller att prislistor i en Excel-fil mailas fram och tillbaka och någon råkar skriva in ett felaktigt pris för en global kampanj.

Headless CMS-upplägg för en bättre arbetsmiljö

Ett headless CMS är ett backend-CMS som främst fungerar som innehållsförvar. Ett headless CMS gör innehåll tillgängligt via ett API, för visning på vilken enhet som helst, utan ett inbyggt frontend- eller presentationslager.

När ett traditionellt CMS använts för att exempelvis skriva artiklar på en webbsida stannar texten i systemet man presenterat i. Vill man sedan ha artikeln i en tryckt manual eller skicka till återförsäljaren finns inte den informationen tillgänglig. 

Ett modernt CMS- och MDM-upplägg möjliggör hantering av information centralt. Information kan sedan spridas till systemen som ska presentera det. Det underlättar när ni vill återanvända innehåll i flera kanaler, och dessutom får admin allt samlat på ett ställe. Därutöver skapas en bättre arbetsmiljö när man inte måste lära sig många olika system.

DXP-strategi eliminerar komplexiteten

DXP, eller Digital Experience Platform, är ett samlat system för hantering av innehåll, CMS, bildbank och presentation av e-handelslogik i en och samma svit. Tidigare satsade många företag på en best-of-breed-strategi där man kanske valde ett CMS, ett DAM och en separat e-handelsplattform. Detta ledde ofta till problem när systemen skulle prata med varandra.

Genom att samla flera av funktionerna i en plattform blir det enklare att införa en ny funktion, då man inte har ett svåröverskådligt systemlandskap. Dessutom minskar allt från integrationstider och utbildningsbehov till kostnader och slutlig time to market.

Hybrid Commerce - vad är det?

Idag är det vanligt att företag möter olika kundgrupper i olika system. Genom att samla processer i samma plattform möts B2B och B2C i samma tekniska infrastruktur, s.k Hybrid Commerce, vilket gör att ni snabbare möter nya krav. Det blir exempelvis möjligt att samordna leverantörsbehov och vid implementering av ett nytt betalsystem exponeras båda grupperna samtidigt.

Viktigt att tänka på vid uppsättning av hybrid commerce för B2B och B2C:

• Välj en leverantör med erfarenhet av era kundsegment

• Leverantören måste även förstå att hybrid commerce ställer krav på att hantera affärslogik mot olika kundgrupper

• Inled utredningsfasen och definiera en roadmap

• Kartlägg och prioritera de funktioner som är viktiga i er kundrelation

• Utveckla agilt utifrån det som ger snabbast effekt i – och är nyttigast för – er organisation.

Du kan läsa mer i vårt inlägg om Bra råd till dig som vill utveckla din digitala e-handel

Så får du organisationen att se värdet av en MDM- och CMS-strategi

I en organisation är många processer ofta invanda och man kanske anser att ett nytt arbetssätt är omöjligt. Därför är det viktigt att visa på det konkreta värdet med en ny MDM- och CMS-strategi – och synliggöra vad skillnaden kommer att bli jämfört med hur ni jobbar idag. Nedan följer några punkter som är bra att ha i åtanke när du ska “sälja in” strategin till organisationen:

• Nedlagd tid – Fokusera på mängden nedlagd tid och lyft även värdet i att eliminera ett starkt personberoende. 

• Förlorade möjligheter – Beskriv vilka möjligheter som går förlorade i er organisation på grund av dålig data.

• Nya möjligheter – Visa på hur ni kan nå nya möjligheter, t.ex. vinna upphandlingar, då ni kan lova att förse den nya parten med rätt produktinfo. 

Så, hur gör vi för att digitalisera organisationen?

När organisationen ska digitaliseras börjar ni med kartläggning. Se över vilken data och vilket content ni hanterar och hur ni gör det. Sedan finns några viktiga frågor att ställa:

• Vilka system, processer och individer är involverade?

• Vilka effektiviseringar är möjliga och kan data finnas hos leverantörer?

• Vilket innehåll är viktigt att vara unik på för ex. sökordsoptimering?

Välj om data ska hanteras centralt eller på flera ställen – det viktigaste är att samma data bara hanteras på ett ställe. Välj lämpligt systemstöd och eliminera olämpliga system. I nästa skede ska personalen utbildas i de nya verktygen. Ta även tid till migrering och säkerställ att den gamla datan är införd i det nya systemet. Slutligen måste ni ta tid för kvalitetssäkring såväl initialt som löpande.

När strategierna ska sättas upp kan mycket förberedas internt. Se över interna behov och önskemål och ta fram en strategi tillsammans med en erfaren partner. Efter en första utredning kan ni gärna ta hjälp av en leverantör av ett system – men se till att frikoppla utredning och implementering. Då har ni valet att välja teknisk implementation själva.

Äg den egna datan

Det är mycket värdefullt att äga er egen data och att ha kontroll över systemen. Ni vill inte hamna i en sits där företaget t.ex. står inför en expansion i Europa och allt börjar krångla.

PaaS (Platform as a Service) är att föredra framför SaaS (Software as a Service). Ni kan då köra en plattform som kan anpassas valfritt, men som hostas av annan part. Det gör det tryggare när det är dags att genomföra mer omfattande strategier för flera länder.

Kort och gott

All denna information kan lätt kännas övermäktig. Men kort och gott handlar det om att få ordning på er data och att göra det enklare för er organisation att sprida, uppdatera och äga er information. Här nedan sammanfattar vi några av punkterna från artikeln.

• En bra MDM-strategi låter er strukturerat hantera er masterdata, bland annat genom att skapa gemensamma begrepp och organisera data. Det bidrar exempelvis till färre risker, tydlig kommunikation och snabbare time to market.

• Ett headless CMS gör det lättare att återanvända innehåll i flera kanaler. Dessutom underlättar det arbetsmiljön att inte behöva lära sig en uppsjö olika system.

• En DXP-strategi gör ert systemlandskap mer överskådligt och gör det lättare för systemen att kommunicera. Det minskar såväl integrationstid som kostnader.

• Så kallad Hybrid Commerce låter B2B och B2C mötas i samma tekniska infrastruktur. Det möjliggör samordning av leverantörsbehov och vid implementeringar exponeras båda grupperna samtidigt.

• För att få till en lyckad strategi är det viktigt att betona vinsterna för organisationen. Därutöver bör ni arbeta med en erfaren partner. Avslutningsvis är det viktigt att lägga tid på initial kartläggning, interna förberedelser, utbildning, migrering samt kvalitetssäkring.

Lär dig mer om smartare CMS i den här guiden

Vill du veta hur er organisation kan dra nytta av en MDM- och CMS-strategi? Hör av dig till oss på Ateles så kan vi hjälpa till!